Gestiona a tu pyme con la tecnología: Excel

Excel00Si estás leyendo esto lo haces desde una computadora, Tablet o Smartphone conectado a Internet. Probablemente pases varias horas conectado en algún nivel a la “red de redes” ya sea checando correo o redes sociales. Hace apenas unos cinco años pasábamos mucho menos tiempo conectados a Internet y no es que ahora estemos todo el día frente a la computadora sino que nuestro celular siempre esta encendido por lo que nosotros siempre estamos conectados.

Lo anterior es un ejemplo de como la tecnología es parte de nuestra vida cotidiana. El Tecnológico de Monterrey llama a este proceso “virtualidad cotidiana” porque muchas cosas a nuestro alrededor, en un entorno físico real, tienen una expansión en el mundo digital. Incluso aquellas del mundo de los negocios.

En The Enterpriser nos preguntamos ¿qué aspectos de los negocios podemos llevar a un mundo digital? La respuesta es: muchos más de los que nos imaginamos. Tan solo imagínate que ¡Hay apps para todo! Y todas esas apps son útiles y pueden facilitar los procesos administrativos o financieros de cualquier negocio en cualquier escala. Sin embargo hay un pequeño problema: la mayoría de los empresarios que se podrían beneficiar de estos procesos digitales simplificados están del otro lado de la brecha digital.

En tu caso, no importa la edad, estás ya del lado ganador de esta “brecha” tan solo porque puedes conectarte a Internet para leernos, pero muchas otras personas no. ¿Qué es lo que pone a una persona de un lado u otro? Contrario a lo que muchos podrían imaginarse no tienen nada que ver con la familiaridad que uno pude tener con la tecnología ¡Eso es lo de menos!.

Si hay algo que he aprendido este último año es que cuando a un emprendedor le presentas una potencial solución a sus problemas la toma. Así de fácil. Si necesita aprender a utilizar alguna herramienta en la nube o un programa en la computadora, lo hace. ¿El problema? No es la habilidad para usar tecnología (todos nacemos tan ignorantes de eso como el que más), es el desconocimiento de las capacidades de dicha tecnología.

A partir de este artículo The Enterpriser comenzará una serie especial de herramientas tecnológicas para que los pequeños empresarios faciliten sus procesos operativos. Con esto en mente esperamos transferir conocimiento y habilidades así como concientizar a todos nuestros lectores acerca de las herramientas que hoy en día están a nuestro alcance.

Para no hacer el cuento tan largo comenzare presentado la primera de ellas: ¡Excel!

Las llamadas hojas de calculo con un tipo especifico de programas de computo presentes en los ordenadores personales desde hace décadas. El más popular de esta familia es el programa Excel de Microsoft aunque también hay otras soluciones bastante accesibles como Numbers de Apple o las hojas de calculo en Google Drive.

Pero ¿para que me pueden servir este tipo de programas? ¡Para muchas cosas! El día de hoy analizaremos una de sus potenciales utilidades: registros de ventas diarios.

El ejemplo que a continuación describo se enfoca en una empresa comercial pero, conociendo las necesidades de cualquier tipo de negocio, se pueden hacer las adaptaciones apropiadas.

hoja de calculo

¿Se ve como una sencilla tabla? Pues en realidad lo es, no tan distinta a los cuadernos de control que aún llevan muchos con papel y lápiz ¿La diferencia? La manera en la que lo podemos aprovechar:

1. No necesitamos utiliza la calculadora pues a través de la formula SUMA() de Excel podemos determinar el gran total de ventas.

2.Si agregamos filtros (como en el ejemplo de abajo) podemos darnos una idea de cuantas piezas de cada producto vendimos.

hoja de calculo 23. ¿Pagas por comisión a vendedores? Empleando una formula SUMAR.SI() puedes determinar de manera más sencilla cuanto hay que pagar bajo este concepto.

hoja de calculo 3

 4. Te interesa conocer cuánto se vendió en una determinada hora? También puedes generar gráficas para comprender mejor la manera en la que se vende a lo largo del día.

hoja de calculo 4

Excel y otras hojas de calculo son herramientas básicas en las computadoras de los empresarios. Todos estos son programas muy poderosos que incluso apoyan a científicos a realizar nuevos descubrimientos ¡Imagínate lo que pueden hacer por tu negocio! Los ejemplos que puse aquí no me tomaron más de cinco minutos en total, aprender lo básico de Excel para hacer más eficiente tu negocio es muy sencillo solo es cuestión de ponerse las pilas un rato…

¿Te animas?

 Esteban Sánchez es un experto en negocios y emprendimiento, además de ser un apasionado del cine y las industrias del entretenimiento. Fundador y miembro activo de organizaciones que promueven el cine como arte y el espíritu emprendedor. Síganlo en Twiiter: @esteban_sanrod

 

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