“Trabajo Profundo”, Clave para el Éxito de tu Equipo

Cada administrador de proyecto y maestro de scrum sueña con un equipo que funcione con la precisión mecánica de un reloj suizo. Cada parte se mueve naturalmente, sin prisa: cada engrane está perfectamente diseñado para encajar con el otro.

Pero no es fácil hacer esta visión una realidad. Los miembros del equipo tienen que comunicarse, asuntos urgentes aparecen, y, Facebook y los celulares son siempre tentadores.

El tiempo ininterrumpido se ha vuelto mucho más valioso, y las distracciones se han vuelto ubicuas. Esto ha incrementado el valor del “trabajo profundo” – un término descrito por el autor de Trabajo Profundo, Cal Newport, el cual se refiere a “actividades profesionales desempeñadas en un estado de concentración sin distracciones que empuja tus capacidades cognitivas al límite.”

Los trabajadores que pueden superar distracciones y enfocarse en trabajo profundo tienen una ventaja sobre sus colegas que están ocupados jugando o haciéndose patos. De la misma manera, equipos que puedan coordinar su trabajo profundo en un sistema sustentable tienen la ventaja sobre sus competidores.

¿Cómo un equipo puede crear un flujo de trabajo que optimice el trabajo profundo y al mismo tiempo mantener la producción moviéndose sin problemas? Existen tres factores a considerar.

¿Qué se atraviesa en el camino de los equipos al querer lograr trabajo profundo?

Primero, tenemos que entender lo que hace tan difícil optimizar el trabajo profundo dentro de un equipo.

  • Conoce tu trabajo profundo. Lo que constituye el trabajo profundo difiere entre los diversos miembros del equipo. Estudios sugieren que solo se tiene capacidad de hacer entre 2 a 4 horas de este tipo de trabajo cada día. El proceso de examinar las demandas cognitivas propias comúnmente revela capas inesperadas. Por ejemplo, un escritor puede descubrir una distintiva diferencia en demandas mentales cuando se encuentra investigando y revisando hechos, en contra cuando escribe un complicado borrador.
  • Distracciones de combate. Si cada miembro del equipo puede contactar a otros miembros en cualquier momento, el trabajo profundo es interrumpido, y esto perjudica a la productividad de tu equipo y su creatividad. Comunicación instantánea a través de Slack o correo electrónico, así como reuniones innecesarias, cavan grandes brechas dentro del tiempo del trabajo profundo. Si un miembro del equipo puede hacer tres veces la cantidad de trabajo en un bloque de tiempo de 2 horas dentro de un día, cada momento desperdiciado es momentos de productividad perdida.
  • Mantén la producción moviéndose. Idealmente, cada miembro del equipo podría agarrar un bloque del tiempo del trabajo profundo sin temor a ser interrumpido. Pero la realidad del trabajo en equipo no es tan simple. Las dependencias son retrasadas, impedimentos bloquean el camino, y la comunicación dentro del equipo es esencial para mantener la producción en movimiento.

Tres fases para optimizar el trabajo profundo

Para lograr esto, necesitas un sistema que proteja a los miembros del equipo de distracciones, mientras a su vez permitir comunicación dentro del equipo. Esto no es un ideal que puede ser alcanzado de la noche a la mañana.

Es por esto que necesitas el enfoque de tres fases. Trabajar metódicamente hacia una visión de un trabajo profundo optimizado puede entrenar las mentes de los miembros del equipo y prevenir que visiones exageradamente ambiciosas creen conflictos que llevan al intento a la basura.

Fase I: Identifica el trabajo profundo (1-2 semanas)

Durante esta fase, los miembros del equipo miran haciendo adentro. Pasan el tiempo contemplando los cambios en la energía mental requerida para hacer los varios componentes de su trabajo, mientras que lentamente construyen su capacidad de trabajo profundo. El objetivo es para cada miembro del equipo identificar su propio trabajo profundo.

  • Cada miembro del equipo realiza un Brainstorming inicial acerca de cuáles componentes de trabajo puedan requerir enfoque total, cuales requieren comunicación, y cuales son necesarios pero no requieren una total concentración. Para un programador, esto puede ser diseñar nuevas características, atender a reuniones de scrum, y corregir bugs, respectivamente.
  • Toma notas durante el día. Prueba la suposición de tu sesión de Brainstorming. ¿Están los componentes del trabajo profundo combinados con trabajo superficial? Tú eventualmente quieres designar menos tiempo en estas actividades.
  • Practica el trabajo ininterrumpido. Muchos trabajadores no tienen la oportunidad para hacer ni 10 minutos de trabajo sin distracción. Elige una tarea, fija un temporizador por 10 minutos, y trabaja en esa tarea de manera ininterrumpida. Es una menta ridículamente fácil que no puedes fallarla. Sin embargo, cuando resistes una distracción, fortaleces tu enfoque a nivel neuronal. Adicionalmente, una vez que sigas con tu tarea, no querrás parar. Dependiendo en el tamaño de tu equipo, puedes practicar esto como un equipo, con todos simultáneamente trabajando por 10 minutos sin interrupciones.

Fase II: Cultiva el trabajo profundo (4 semanas)

Una vez que los miembros del equipo han mejorado su sensibilidad hacia el trabajo profundo, es tiempo de empezar a pensar acerca de cuál sería la mejor forma de cultivar y promoverlo. El objetivo de esta fase es construir hábitos del trabajo profundo, mientras que se gana sensibilidad para alcanzar dichos hábitos.

  • Construye un hábito de una hora. Elige un bloque de tu tiempo de una hora en tu día para trabajo profundo ininterrumpido. Colócalo en el calendario, y protege ese tiempo.
  • Experimenta con los tiempos del trabajo profundo. Todos tienen picos y bajos en el tiempo. Contraintuitivamente, la gente tiende a ser más creativa durante sus tiempos bajos. Experimenta al programar tu trabajo profundo en diferentes momentos del día.

Fase III: Coordina el trabajo profundo

Ahora que los miembros del equipo reconocen sus mejores tiempo para el trabajo profundo, entrelaza los hábitos de trabajo profundo de todos. Es tiempo de trabajar en un sistema sustentable para optimiza el trabajo profundo, mientras que se mantiene al equipo trabajando juntos de manera suave.

  • Compare tiempos. Los compañeros de equipo deberían discutir sus periodos más productivos para ver si existen empalmes. O habría la posibilidad de que el equipo descubriera conflictos que necesitan ser reconciliados.
  • Optimiza para el trabajo profundo. Digamos que un gerente le gusta tener reuniones el lunes por la mañana pero el tiempo de trabajo profundo de un programador es durante ese mismo periodo de tiempo. Si es posible, cualquier reunión debería ser agendada más tarde ese lunes, después de que el programador haya tenido una sesión de trabajo profundo. Las ganancias en productividad pueden valer mucho más que la inconveniencia del gerente.
  • Construye protocolos de comunicación. ¿Existen horas durante el cual todos puedes acordar no interrumpir a los demás? ¿Qué clase de problema permite qué clase de interrupción? Si es una interrupción es necesaria, ¿puede el interruptor esperar hasta el interrumpido termine su tarea actual?

Debería ser la meta lograr que cada miembro del equipo sea capaz de hacer trabajo profundo durante las horas picos individuales del día, y organiza la comunicación para mantener proyectos moviéndose hacia adelante. Al hacer esto, un equipo puede mejorar la calidad de su trabajo, al mismo tiempo que se produce más que antes.

No puedes esperar a que suceda de la noche a la mañana. Sigue estas fases para incorporar el trabajo profundo en el flujo de trabajo de tu equipo, y estarás listo para entregar con una precisión de un reloj suizo.

Cristopher Ramírez es emprendedor, escritor, motivador, filósofo y estratega. Ha tenido la oportunidad de desarrollar y estar involucrado en la creación de varias empresas. Es autor de Imperio Emprendedor – Mentalidad para la Era Startup, libro centrado en dar el empujón a los emprendedores a un nivel emocional. Y busca ayudar a otros a encontrar su camino hacia la grandeza. Pueden seguirlo en Twitter y en Facebook.

Crédito por la imagen: Inc.

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