Optimizar tus recursos empresariales a través de la digitalización

Los efectos que ha dejado el paso de la pandemia en la economía se han hecho cada vez más visibles en el mundo empresarial. Lo anterior se refleja en los gastos que ha dejado el COVID-19 en muchas empresas, lo cual ha provocado cambios en sus modelos operativos y la adopción de nuevas herramientas tecnológicas para aligerar la carga de costos y optimizar los recursos en un periodo de incertidumbre.  

Desde marzo del 2020, muchos líderes corporativos del mundo expresaron sus preocupaciones acerca de los impactos financieros del coronavirus; así mismo, la consultora pwc dio a conocer que la liquidez y los recursos de capital, mencionados por el 64% de los líderes en uno de sus estudios, fueron una de las mayores inquietudes desde el inicio de la pandemia.

Frente a dicho panorama, la reacción inicial de las empresas fue recortar, en promedio, entre 10% y  20% actividades como eventos presenciales (exposiciones, convenciones y viajes), viáticos en general, marketing, recursos humanos, compras, etc., ya que se previó que habría menor inversión en estos sectores en el 2021

“Esto fue natural dadas las restricciones que impusieron los gobiernos a la movilidad de las personas y la rápida adopción del trabajo remoto (de la noche a la mañana en muchos casos). Como el impacto del Covid fue profundo y acelerado, las compañías decidieron repartir el dolor, financieramente hablando, entre todas las áreas, ya que no tuvieron el tiempo de hacer recortes diferenciados o más reflexivos ante la incertidumbre”, dijo Santiago Gómez, director de la Unidad de Negocios de Pagos Corporativos en Edenred México.

A más de un año de convivir con esta nueva  normalidad,  con altibajos en la reactivación económica y empresarial, es muy importante saber cómo optimizar los gastos en una compañía, ya que sin el control adecuado será complicado levantarse y crecer. Por ello es vital contar con una estructura flexible y herramientas eficientes para agilizar y administrar el dinero que entra y sale. 

Digitalización, el compañero ideal para la optimización de gastos corporativos

Al iniciar o expandir una empresa, hay ciertos gastos que debemos contemplar para una correcta operación, por ejemplo la caja chica y los viáticos, pero es más importante aún el poder administrarlos y comprobarlos de forma rápida, segura y organizada; de lo contrario, las empresas pueden verse impactadas negativamente, al grado de comprometer su funcionamiento y hasta su supervivencia. 

Los procesos tecnológicos tienen un gran valor, ya que permiten reducir costos operativos y de administración en momentos donde es importante enfocarse en actividades más importantes y que estén relacionadas con el crecimiento del negocio como tal. 

Para lograr dicha reducción, una de las ventajas principales de la digitalización es la eliminación de algunas tareas de gestión y largos procesos dedicados a la comprobación de gastos a través de la contabilidad, los cuales podrían hacerse con mayor eficiencia utilizando herramientas digitales de administración de recursos. Al utilizar herramientas digitales es posible ahorrar hasta un 80% del tiempo y dinero que se usarían para la comprobación manual de gastos, lo que se traduce en un ahorro significativo para la empresa.

De hecho, uno de los cambios más profundos y recientes en las empresas de México es que están buscando incorporar herramientas que les den mayor visibilidad y control sobre sus recursos, pero que también sean sencillas de gestionar. 

Al respecto, Santiago añade: “Por ejemplo, compañías que usaban nuestra tarjeta Empresarial Edenred como un medio de pago y no más, ahora están aprovechando todas las demás ventajas de   nuestra plataforma para realizar sus reportes de gastos y validar facturas ante el SAT, lo que les ahorra tiempo y les permite asegurarse de que podrán deducir sus pagos correctamente. 

“De la misma manera, empresas que administraban, con nosotros, solamente sus viáticos están comenzando a utilizar nuestro servicio para gestionar sus cajas chicas, pagos a proveedores (como servicios) y otros gastos diversos, especialmente cuando cuentan con varias ubicaciones o sucursales”.

Con la evolución laboral que empujó la pandemia (el paso a modelos de trabajo combinados), la inserción al mundo digital y el uso de tecnología serán algunas de las pautas que determinarán el éxito y subsistencia de una organización. Mantener actualizada tu empresa o crearla con una visión “digital first” es una decisión trascendente que se debe tomar e implementar de inmediato. 

Edenred es la plataforma líder en servicios y pagos, así como el compañero diario de los trabajadores, conectando a más de 50 millones de empleados y 2 millones de comercios asociados en 46 países a través de más de 850,000 clientes corporativos.

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